Hallo, ich bin Matthias Schweighauser
Ich bringe KI und Automatisierung in die öffentliche Verwaltung — mit 20 Jahren IT-Erfahrung und unternehmerischer Umsetzungskraft.
Von der Prozessautomatisierung zur KI-Strategie
Seit 2020 leite ich das RPA-Kompetenzzentrum im Justiz- und Sicherheitsdepartement des Kantons Basel-Stadt. In dieser Rolle habe ich über 50 produktive Automatisierungen aufgebaut, die Einführung KI-gestützter Prozesse verantwortet und den Ausbau Richtung End-to-End-Automatisierung vorangetrieben. Seit 2026 bin ich zusätzlich SPOC KI im Departement — zentrale Ansprechperson für KI-Themen, von der Evaluation bis zur produktiven Einführung. Mein Ansatz: nicht maximale Automatisierung, sondern optimale Arbeitsteilung zwischen Mensch, Software und KI.
Meine unternehmerische Erfahrung als Gründer der Bailamos Salsa GmbH — heute mit 35+ Mitarbeitenden und 700+ Kunden pro Woche — hat mir beigebracht, was es braucht, um Prozesse zu skalieren, Teams zu führen und digitale Systeme im laufenden Betrieb einzuführen. Heute verantworte ich dort primär Strategie, Geschäftsleitung und Digitalisierung — das operative Tagesgeschäft und der Unterricht liegen bei meinem Team. Diese Erfahrung fliesst direkt in meine Arbeit im öffentlichen Sektor ein.
Meine Expertise
RPA & Automatisierung
UiPath Certified Advanced Developer. 30+ produktive Automatisierungen im öffentlichen Sektor.
KI-Strategie & Governance
SPOC KI im Justiz- und Sicherheitsdepartement. Evaluation und Einführung von KI-Lösungen mit Fokus auf Datensouveränität und Compliance.
End-to-End-Automatisierung
UiPath, n8n, Flowable, SAP-Integration. Von der Prozessorchestrierung bis zur intelligenten Entscheidungsautomatisierung.
Leadership & Agilität
Scrum Master, Product Owner. Führung von Teams, Aufbau von Kompetenzzentren und Leitung digitaler Transformationsprojekte im öffentlichen Sektor.
Was ich baue und betreibe
Ausgewählte KI- & Automatisierungsprojekte
Konzipierte und produktiv betriebene Projekte — strategisch geführt, technisch umgesetzt. Die Methodik und Architektur sind direkt auf kantonale Anforderungen übertragbar.
Aufbau RPA-Kompetenzzentrum im öffentlichen Sektor
Aufbau des Kompetenzzentrums RPA im Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel Stadt ausgehend von einem ersten internen RPA-Pilot: UiARD-Zertifizierung, kantonale Potenzialerhebung, Plattform-Auswahl (UiPath), Rekrutierung des Teams und Skalierung über Departementsgrenzen hinweg. Inklusive Aufbau einer mandantenfähigen UiPath-Orchestrator-Plattform und einem regierungsrätlich genehmigten Leistungskatalog. Flaggschiff-Projekt ist die Automatisierung der Prozesskette Haftumwandlung: vom Inkasso über die Bussenumwandlung bis zur Vorbereitung der Fahndungsausschreibung — mit substanziellen erwarteten Ertragseffekten, die im Regierungsratsbeschluss anerkannt sind. Und der Polizeiberichtgenerator — ein PoC mit PwC, bei dem Spracheingaben per KI in strukturierte Daten umgewandelt und per RPA ins Fallsystem der Kantonspolizei überführt werden.
Strukturierter Rollout mit klarer Methodik: Potenzialcheck, Proof of Value mit realen Daten, Umsetzung mit Tests und Dokumentation, laufender Betrieb mit Echtzeit-Monitoring via Dashboard. Bewusste Integration von «Human in the Loop»-Prüfstellen für Compliance-kritische Prozesse. Mandantenfähige Plattform ermöglicht departementsübergreifende Skalierung mit getrennter Governance.
30+ produktive Automatisierungen in 3 Departementen und einer kantonalen Beteiligung — 2 weitere Departemente und eine Beteiligung in der Aufbauphase. Rund 3,5 FTE pro Jahr eingespart, ~25’000 Bot-Laufzeit-Stunden und über 500’000 verarbeitete Geschäftsfälle. Substanzielle erwartete Mehreinnahmen pro Jahr allein durch die Prozesskette Haftumwandlung, im Regierungsratsbeschluss anerkannt. Echtzeit-Reporting via Tableau-Dashboard: FTE-Gewinn, Prozessvolumen und Mehrwert pro Departement und Dienststelle live nachvollziehbar.
Mandantenfähige UiPath-Orchestrator-Plattform, zertifizierte Entwickler im Team, Tableau-Dashboard für Prozessmetriken. Im Polizeiberichtgenerator-PoC: KI-Sprachverarbeitung über die kantonale Daten- und KI-Plattform, RPA-Roboter für die Überführung strukturierter JSON-Daten ins Fallsystem.
KI-Modell-Governance & Routing
Steuerung des KI-Modell-Einsatzes nach Datenschutzklasse, Kosten und Qualität — statt alle Aufgaben über ein teures Premium-Modell laufen zu lassen.
Dreistufiges Routing: Personenbezogene Daten werden ausschliesslich lokal oder in CH/EU-gehosteten Modellen verarbeitet (revDSG-konform). Standardaufgaben laufen über kosteneffiziente Modelle, nur komplexe Analysen über Premium-APIs.
~70% Kostenreduktion bei gleichbleibender Qualität. Vollständige Nachvollziehbarkeit welches Modell welche Daten verarbeitet.
Automatisches Routing basierend auf Datenklassifikation — von lokalen 9B-Parameter-Modellen bis zu Cloud-APIs, konfigurationsgesteuert pro Agent.
Lokale Meeting-Transkription
Datenschutzkonforme Transkription sensibler Meetings — Vertragsverhandlungen, HR-Themen, medizinische Besprechungen — ohne Cloud-Abhängigkeit.
Vollständig lokale Pipeline auf eigener Hardware. Bewusste Trennung von Spracherkennung und Sprecherzuordnung für unabhängige Optimierbarkeit. Systematische Iteration über 6 Versionen mit dokumentierten Entscheidungen — inklusive verworfener Ansätze.
1h Meeting in ~15 Min verarbeitet. Automatische Sprechererkennung. 100% lokale Datenverarbeitung, keine Cloud-Dienste.
Whisper large-v3 auf Apple Silicon GPU-beschleunigt, 5-stufiges Halluzinations-Postprocessing, pyannote Speaker-Diarisation.
Datenbasiertes Management-Cockpit
Geschäftsleitung eines KMU mit 700+ Kunden pro Woche braucht Entscheidungsgrundlagen — nicht Rohdaten. Weil wir seit über 20 Jahren auf ein eigenes Backend mit strukturierter Datenhaltung setzen, verfügen wir heute über eine historische Datenbasis, die über REST-API live abgegriffen werden kann. Diese strategische Entscheidung von damals ermöglicht heute ein Management-Dashboard, das Pipeline, Kursauslastung, Finanzen, Trainer-Einsatz, Qualitätsrisiken und Conversion-Funnel in einer Steuerungszentrale zusammenführt.
Bewusste Trennung von operativem System (Website, CRM) und Management-Schicht. Das Backend berechnet KPIs und Forecasts — das Frontend zeigt nur entscheidungsrelevante Verdichtungen. Self-hosted, kein SaaS, volle Datenkontrolle.
7 Management-Bereiche (Overview, Pipeline, Kurse, Trainer, Finanzen, Qualität & Risiken, Conversion-Funnel). Forecast-fähig. Ersetzt stundenlanges manuelles Reporting durch Echtzeit-Steuerungsfähigkeit.
React-Frontend, Node.js/Express-Backend mit eigener Forecast- und Metrik-Engine, MySQL-Datenbasis, orchestriert über n8n, lokal gehostet auf Apple Silicon.
End-to-End Prozessautomatisierung
Vollautomatische Verarbeitung wiederkehrender Geschäftsprozesse — vom E-Mail-Eingang über Qualifikationsprüfung bis zur Kundenkommunikation. Kein manueller Eingriff bei Standardfällen.
Claim-before-Process-Pattern verhindert Doppelverarbeitungen. Externe Aktionen (WhatsApp, E-Mail) werden erst nach erfolgreicher Verifikation ausgelöst — nie vorher. Fehler eskalieren automatisch zur manuellen Prüfung.
0 Minuten manueller Aufwand pro Standardfall (vorher 5–10 Min). Reaktionszeit von Tagen auf unter 1 Stunde reduziert. CHF 0/Monat Betriebskosten.
n8n-Orchestrierung mit Gmail API, REST-Schnittstellen, WhatsApp-Integration und automatisierter Dokumentation in Google Sheets.
KI-Modell-Inventarisierung & Governance
Automatische Transparenz über alle eingesetzten KI-Modelle — lokal und Cloud. Grundlage für Budgetplanung, Compliance-Nachweise und Governance-Entscheide.
Täglicher automatisierter Scan statt manueller Bestandsführung. Änderungsprotokoll macht Modelländerungen über Zeit nachvollziehbar. Export in ein Format, das direkt für Management-Reporting nutzbar ist.
Vollständige Modell-Transparenz. Automatische Erkennung neuer oder entfernter Modelle. Kostenentwicklung über Zeit nachvollziehbar.
Python-basierter Inventory-Scanner mit Ollama-API-Abfrage, Cloud-Enrichment und strukturiertem Google-Sheets-Export (3 Tabs: Inventar, Kosten, Changelog).
Datengetriebene Automatisierungs-Roadmap
Statt Bauchgefühl: 14'100 Geschäftsmails systematisch analysiert, um faktenbasiert zu entscheiden, welche Prozesse zuerst automatisiert werden. Erkenntnis: 52% des Volumens waren Zahlungsbestätigungen — ein Case, den niemand auf dem Radar hatte.
Dreistufige Pipeline mit strikter Datenschutz-Trennung: Extraktion und Clustering laufen komplett lokal (CHF 0 Kosten). Nur anonymisierte Kernanliegen erreichen ein Cloud-Modell für die Analyse. revDSG-Compliance als Architektur-Treiber — nicht als Kompromiss.
6 semantische Cluster identifiziert. Automatisierungs-Blueprints pro Cluster generiert. Zwei Folgeprojekte direkt aus den Erkenntnissen umgesetzt.
Lokale LLM-Extraktion (Qwen 8B), Vektor-Embeddings (nomic-embed-text, 768 Dimensionen), k-Means-Clustering mit automatischer k-Bestimmung via Silhouette Score.
KI-basiertes Echtzeit-Monitoring
Automatische Früherkennung kritischer Geschäftsvorfälle im E-Mail-Eingang — Beschwerden werden innerhalb von 30 Minuten erkannt statt beim täglichen Mail-Durchlesen übersehen.
Lokales KI-Modell für die Sentiment-Analyse — kein Mail-Inhalt verlässt das lokale Netzwerk. Bewusst «When in doubt, classify as complaint» als Design-Prinzip: lieber ein Alert zu viel als eine übersehene Beschwerde.
Echtzeit-Erkennung statt Tagesrückblick. 0 False Positives im Produktivbetrieb. CHF 0/Monat Betriebskosten.
Qwen 8B via Ollama mit JSON-Modus für strukturierte Ausgabe, Confidence-Threshold bei 0.7, automatische MIME-Parsing und Deduplizierung.
Workflow-Orchestrierungsplattform
Zentrale Orchestrierungsschicht für mehrstufige Automatisierungen mit Verzweigungslogik, Fehlerbehandlung und externen API-Anbindungen — über einfache Cron-Jobs hinaus.
Self-hosted auf eigener Infrastruktur. Visuelle Workflow-Darstellung ermöglicht auch Nicht-Entwicklern das Nachvollziehen der Automatisierungslogik. Eingebautes Credential-Management für sichere API-Anbindungen. Klare Abgrenzung: einfache Tasks als Cron, komplexe Prozesse in der Orchestrierungsplattform.
Zentrale Engine für alle Business-Automatisierungen. Webhook-fähig für Event-getriebene Prozesse. Credential-Verwaltung getrennt vom Code.
n8n als Docker-Container auf macOS, persistente Volumes, Zugriff über Tailscale VPN, REST-API und Webhook-Endpoints.
Detailliertes Projektportfolio, Management-Dashboards und Live-Demos auf Anfrage verfügbar.
Mein beruflicher Weg
SPOC KI, Justiz- und Sicherheitsdepartement
Zentrale Ansprechperson für KI im Departement. Koordination zwischen Fachbereichen, IT BS (KI-Plattform) und dem Data Competence Center des Statistischen Amts. Beratung der Geschäftsleitung bei Evaluation und Einführung von KI-Lösungen.
Leiter Kompetenzzentrum RPA
Justiz- und Sicherheitsdepartement, Kanton Basel-Stadt. 30+ produktive Automatisierungen, 3.5+ FTE automatisiert, Einführung KI-gestützter Prozesse.
Prozessoptimierung & Projektleitung
Schneider & Cie. AG, anschliessend Beratung. Schnittstellen-Entwicklung, ERP-Integration und CRM-Implementierung für KMU.
Viollier AG
SAP, Projektmanagement, IT-Sicherheit
Dipl. Ing. Elektrotechnik & IT
FHNW — Fachhochschule Nordwestschweiz
Gründung Bailamos Salsa GmbH
Heute 35+ Mitarbeitende, 4 Studios in Basel
Kontakt
Fragen zu KI, Automatisierung oder Digitalisierung im öffentlichen Sektor? Ich freue mich auf den Austausch.
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